Procedimiento conciliación

Procedimiento

1.    Solicitud.- La solicitud de mediación se consignará por escrito ante el Director del Centro y deberá contener la designación de las partes, su dirección domiciliaria, sus números telefónicos si fuera posible, y una breve determinación de la naturaleza del conflicto.

Asimismo, según nuestro Reglamento, la solicitud deberá contener una estimación del valor de las diferencias o asuntos materia de la conciliación o la indicación de carecer de un valor determinado.

2.   Recepción y Calificación de la Solicitud.- La solicitud debe entregarse en las oficinas del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Guayaquil con los requisitos antes detallados.

Recibida y calificada la solicitud de conciliación, el Director del Centro, nombrará un conciliador y fijará fecha y hora para que tenga lugar la audiencia.

3.    Audiencia de conciliación.-

La conciliación no se sujeta a normas de procedimiento rígidas e inflexibles, ni hay límite en cuanto al número de sesiones que requieran. Se acopla a las necesidades las partes ya lo que fuere conveniente para lograr un acuerdo.
En cualquier momento, el conciliador puede solicitar que las partes le proporcionen información adicional que considere necesaria. Podrá también mantener reuniones privadas con cada una de las partes, si considerare necesario aclarar algún aspecto y siempre orientado a facilitar el acuerdo.
El conciliador no tiene autoridad para imponer un acuerdo entre las partes, pero si de facilitar el alcance de una solución satisfactoria para estas.

La Conciliación, también llamada mediación es un procedimiento flexible; sin embargo, existen ciertas reglas que deben tenerse en cuenta en todo momento para un eficaz y adecuado desarrollo del procedimiento de conciliación:
1. El respeto entre las partes.
2. La confidencialidad de todo lo actuado dentro de la Audiencia, salvo que las partes pacten lo contrario.
3.  El conciliador no podrá ser convocado dentro de un proceso judicial o arbitral para que declare lo conocido dentro de 1 audiencia.
4.  Si una de las partes participantes de la conciliación fuere una institución del sector  público o una institución del sector privado que cuente con recursos públicos, es necesario convocar a La conciliación al Procurador General del Estado, en la persona del Director Regional del Guayas de la Procuraduría General del Estado
5. El conciliador dirigirá el trámite guiado por los principios de imparcialidad, equidad y justicia.
6. Cuando considere necesario, el conciliador podrá, con el consentimiento de las partes, solicitar a un tercero imparcial, asesoría en asuntos técnicos relativos a la disputa, para tal efecto las partes deberán acordar asumir los costos de la referida asesoría y cancelar los mismos por anticipado.
7. Las partes podrán ser asistidas por un asesor de su elección.


4.    Conclusión.-

El procedimiento de conciliación puede concluir:

a) Con la firma de un acuerdo total o parcial por las partes y el conciliador.
b) Con la redacción de un acta de imposibilidad de acuerdo.
c) Con la notificación al conciliador por una o ambas partes, en cualquier momento de la conciliación, de su decisión de no continuar el procedimiento de conciliación.
d) Por la razón sentada por el conciliador dejando constancia de la imposibilidad de conciliación.
e) Por acuerdo extrajudicial de las partes.

Efectos del acuerdo conciliatorio

Según la ley, el acta de mediación en la que conste el acuerdo conciliatorio tiene efecto de sentencia ejecutoriada y cosa juzgada y podrá ejecutarse del mismo modo que las sentencias de última instancia, siguiendo la vía de apremio.

Si el acuerdo fuere parcial, las partes podrán llevar a juicio únicamente las diferencias que no hayan sido parte del acuerdo.

En caso de que no se llegare a ningún acuerdo, el acta de imposibilidad firmada por las partes y el mediador, podrá ser presentada por la parte interesada dentro de un proceso arbitral o judicial y suplirá la audiencia o junta de mediación o conciliación prevista en esos procesos.

Referencia:
http://www.centrodearbitraje.org/index.php?option=com_content&view=article&id=32&Itemid=31

Requisitos de la solicitud de conciliación

Requisitos

Otro aspecto sobre la solicitud de conciliación es los requisitos para que sea válida. Este tema no está regulado legalmente para civil, comercial, familia, tránsito y penal, solamente en materia administrativa y laboral existen normas especiales que reglamentan los requisitos.

Veamos los requisitos generales de cualquier solicitud de conciliación en materia civil, comercial, familia, tránsito y penal:

• Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.
• Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso. Es importante tener los datos completos de cada una de las partes, como sus nombres y números de identificación, indicando quién o quienes son los solicitantes y a quien o quienes desean invitar a la conciliación.
• Si la parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud. En cumplimiento de la autonomía de la voluntad de las partes, si el solicitante quiere que un conciliador en concreto atienda la conciliación, puede pedirlo y en este caso será obligación del centro al cual pertenece nombrarlo.
• Hechos del conflicto. Los hechos del conflicto son los que la persona que es parte del conflicto considera importantes para ser mencionados al conciliador, los cuales determinan la situación conflictiva. Una recomendación especial es que si alguien diferente a la parte de la controversia está ayudando en la redacción de los hechos, no los interprete o resuma, deberían ser lo más cercanos a la versión de la parte interesada. Una cosa es la que escuchamos y otra la que trasmitimos y en esto muchos abogados tienen a redactar los hechos con técnica judicial y presentar los que a su criterio son relevantes porque nuestra profesión hace que nos enfoquemos a los hechos que otorgan derechos y no a los hechos que hacen parte de un conflicto, estos conceptos son diferentes.  
• Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar. Esta parte se refiere a lo que la persona que solicita la conciliación está interesada en llegar a un acuerdo, cuál es la propuesta que tiene o lo que usted busca en la conciliación. Las peticiones son los intereses, no las posiciones, es difícil manifestarlo, pero si se hace puede ser de mucha utilidad para el conciliador, las peticiones buscan responder las preguntas: ¿Qué es lo que realmente usted quiere? ¿Con qué acuerdo conciliatorio usted sentiría satisfechas sus necesidades? ¿Qué espera de la otra persona y de usted mismo? En este aspecto también insisto que no es igual que una demanda judicial, en las peticiones, no pretensiones, no se pide al conciliador se “declare”, “condene”, “reconozca” u otras palabras propias del lenguaje judicial.
• Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada. En muchos casos los conflictos están relacionados con sumas de dinero que las personas reclaman a otras, en los casos donde se pueda determinar es necesario indicarlo y en este aspecto hay que tener en cuenta que algunos operadores de la conciliación pueden cobrar por sus servicios y el valor depende de la cuantía del conflicto. En esto no hay que inflar las sumas para que se logre algo en la conciliación porque así mismo se incrementan los costos de la conciliación, pero tampoco para evitar esto colocar cifras por debajo de lo que realmente se pretende porque las normas de tarifas establecen que se puede reliquidar la tarifa inicialmente pagada, así que como en todos los casos, hay que colocar el valor de lo que buscamos en la audiencia sin alterarlo. La cuantía debe ser revisada con cuidado por los conciliadores que son estudiantes o judicantes de las universidades porque tienen la limitante de las cuantías que son competentes en consultorio jurídico.  Cuando tenga peticiones determinadas e indeterminadas, se suman todas las determinadas y con base en ellas se hará el cobro de la conciliación. Los costos de la conciliación pueden ser incluidos en la cuantía ya que hacen parte de lo que la parte interesada invierte en la solución del conflicto. 
• Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Los documentos deben ser presentados en copias simples, el conciliador no requiere validarlos porque no es un juez. Los originales de los documentos y la responsabilidad de cuidarlos es de las partes, por ello es mejor que sean ellas quienes los conserven, el conciliador puede solicitarlos en la audiencia si tiene dudas sobre ellos. El manejo de los documentos requiere mucho cuidado ya que de ello puede depender el éxito de la conciliación. Muchas veces el tener documentos y documentos como pruebas de las situaciones que se presentaron hace que las partes se focalicen en discusiones basadas en derechos y lo escrito en ellos, cuando el conflicto se convierte en una discusión de derechos nos limita llegar a las razones por las cuales se originaron los mismos.
Definir qué documentos se deben aportar a la audiencia de conciliación es un tema realmente complejo, para ello existe un criterio: exigir solamente los documentos fundamentales, sin los cuales el conciliador no puede realizar la audiencia de conciliación. ¿Cuáles son los documentos fundamentales?, quisiera tener una lista de ellos para hacer esta tarea fácil. Cada operador de la conciliación, ya sea un centro o un conciliador conocen cuáles son los conflictos más comunes que se presentan y se solicitan, con ellos se debe hacer un estudio de qué documentos se deben exigir a las partes para que presenten la solicitud de conciliación, lo que se debe tener presente es que los documentos deben ser los mínimos, si no se aporta uno de ellos sería imposible hacer la audiencia, estos documentos resultan esenciales para hacer la audiencia de conciliación.


Algunos ejemplos de documentos mínimos derivan de las mismas partes, en el caso de las personas jurídicas, es fundamental aportar el certificado de existencia y representación legal de las mismas para verificar quien es el representante legal. En el caso de conciliaciones con menores, un documento mínimo es el registro civil donde se informa quienes son los padres. En los conflictos sobre derechos reales que requieran legalmente registro, como el caso de los inmuebles o automotores, son documentos fundamentales los certificados de tradición ya que sólo con ellos se identifica el propietario.


Una cosa son los documentos mínimos para adelantar la audiencia de conciliación y otras son las pruebas, en mi concepto las pruebas no son fundamentales en la conciliación ya que si el legislador permite que las personas dispongan de los conflictos que concilian es porque no requieren probarlos ya que pueden renunciar a ellos. Mi recomendación es que las pruebas las partes las presenten como soportes de los hechos si ellos lo desean, no que sea el conciliador quien las revise y las presente porque esa no es su función, el conciliador no busca la verdad como un juez, busca es la solución del conflicto entre las partes. Adicionalmente, las pruebas son inconvenientes para el manejo de la conciliación y la neutralidad ya que si tenemos en cuenta que los conciliadores son abogados, muchos de ellos podrían tender inconcientemente a orientar la conciliación en la forma en que las pruebas se presentan y las entiende el conciliador. Por ejemplo, en un caso de incumplimiento de un contrato, si el conciliador lo lee y encuentra errores en su elaboración y cree que le hace falta un requisito de validez, pensaría es mejor que el contratante concilie ya que si reclama judicialmente no lograría nada toda vez que en su concepto el contrato es inválido.

Referencia
http://www.mediate.com/articles/procedimiento_conc_en_colombia.cfm
 

Solicitud de conciliación

La conciliación empieza con la solicitud. Lo anterior implica que la conciliación se inicia a solicitud de parte, en otras palabras, no opera de oficio (Concepto de línea institucional No. 01161 del 2 de febrero de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia). Una vez surgido un conflicto, que es el presupuesto de la conciliación ya que es un mecanismo alternativo de solución de controversias, la persona interesada debe presentar una solicitud de conciliación ante el operador de la conciliación que desee.

La solicitud de conciliación puede ser presentada por cualquiera de las siguientes personas (Concepto de línea institucional No. 12919 del  22 de septiembre de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia) o por las dos conjuntamente:

• Por la persona que hace parte del conflicto.
• El apoderado de la persona que hace parte del conflicto.

¿Quién puede válidamente presentar una solicitud de conciliación?, es un tema bien importante, toda vez que no cualquier persona está facultada para hacerlo, solamente quien esté legitimado para ello. En este sentido insistimos que ya que la conciliación es una forma de resolver conflictos, tenemos entonces que quien es parte del conflicto puede solicitar una conciliación.

La definición de parte del conflicto es más amplia que parte en materia procesal, las normas procesales establecen requisitos para estar legitimado por activa, pero en conciliación, ser parte implica más que estar legitimado por activa; una persona natural o jurídica puede presentar una solicitud de conciliación si tiene algún interés en la solución del conflicto, es decir, si el conflicto la involucra o afecta de manera directa o indirecta.  

Una pregunta frecuente que se presenta cuando se busca una conciliación es en donde se puede presentar una solicitud de conciliación o ante quien se puede presentar.  La solicitud de conciliación puede ser presentada por la parte o partes interesadas ante un operador de la conciliación.

Muy bien, veamos las reglas de competencia de la conciliación.

Las normas legales sobre conciliación no establecen reglas de competencia territorial, la competencia de los conciliadores es nacional. Cuando una persona tiene un conflicto tiene muchas opciones para presentar una solicitud de conciliación; sin embargo, la Ley 640 de 2001 establece quienes son los conciliadores competentes de la siguiente manera:

• Conciliadores competentes en civil, comercial y tránsito: los conciliadores de los centros de conciliación, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, agentes del ministerio público en materia civil y notarios.  A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales (Artículo 27 de la Ley 640 de 2001).
• Conciliadores en materia de familia: conciliadores de los centros de conciliación, los defensores de familia, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y los notarios, a falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.  En los municipios donde no exista un defensor de familia, el conciliador será el comisario de familia y a falta de los dos anteriores, será conciliador el inspector de policía. 
• Conciliadores competentes en laboral y seguridad social: los inspectores de trabajo, delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, agentes del ministerio público en materia laboral. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.
• Conciliadores competentes en contencioso administrativo: los  procuradores judiciales asignados a esta jurisdicción (Artículo 28 de la Ley 640 de 2001).
• Conciliadores competentes en penal: los  fiscales, conciliadores de los centros de conciliación y conciliadores reconocidos como tal (Artículo 522 del Código de Procedimiento Penal).

Cuando la ley menciona a los conciliadores de los centros de conciliación se refiere a los abogados, estudiantes y judicantes. Podemos agrupar a los conciliadores por la entidad a la cual pertenecen y la materia que son competentes de la siguiente manera:

Toda vez que la competencia en conciliación es nacional el acta de conciliación es válida si se ha realizado ante un conciliador que cumpla los requisitos legales y que sea competente en la materia que se concilió. No existe ningún inconveniente en que las partes realicen una audiencia de conciliación en una ciudad diferente a su domicilio (Concepto de línea institucional No. 98558 del 23 de mayo de 2003 del Ministerio del Interior y de Justicia). Al respecto la Corte Suprema de Justicia dijo:

“...con relación a la competencia territorial del funcionario judicial conciliador, si bien en principio éste debe ser el mismo facultado para conocer del eventual proceso (...), el hecho de que se realice el acto ante el juez de otro lugar, configura una informalidad intrascendente que incluso en tratándose de un juicio es susceptible de saneamiento pleno por la mera aquiescencia tácita de los interesados (...) y no debe olvidarse que en materia laboral se admite que las partes por si solas transijan sus conflictos jurídicos, siempre que no se trate de derechos ciertos e indiscutibles del trabajador, de manera que si convine en conciliar sus diferencias ante un juez que así lo permite, aparece a toda luces irrelevante para los efectos de la validez del arreglo, que éste no sea el competente por el factor territorial” (Sentencia Casación Laboral 8412 del 13 de junio de 1996, Corte Suprema de Justicia, citada en la Nota Interna del 18 de abril de 2007 del Ministerio de la Protección Social).

La excepción a esta regla vuelve a ser el tema administrativo que a criterio de la Procuraduría General de la Nación afirma:

“La solicitud puede presentarse individual o de manera conjunta por los interesados, que bien pueden ser personas naturales o personas jurídicas públicas o privadas. Dicha solicitud de conciliación debe dirigirse a los procuradores judiciales que desempeñan sus funciones de intervención ante los jueces o tribunales administrativos competentes para aprobar la respectiva conciliación.

En las ciudades donde exista más de un procurador judicial para asuntos administrativos, el asunto se someterá a reparto. Si la controversia es de competencia del Consejo de Estado en única instancia, el trámite conciliatorio estará a cargo del procurador delegado que actúe ante la sección competente para conocer del asunto.

(…) En caso de que el agente del Ministerio Público no resulte competente para conocer de la conciliación extrajudicial en razón del factor territorial o por la naturaleza del asunto, lo remitirá al agente del Ministerio Público que tenga atribuciones para el efecto (procuradores judiciales para asuntos civiles, y para asuntos de la infancia, la adolescencia y la familia). La solicitud se remitirá, en el caso de Bogotá, por intermedio de la Unidad Coordinadora de Procuradurías Judiciales Administrativas y en el resto del país, a través de las Coordinaciones Regionales o mediante los mecanismos que se habiliten por parte de la Entidad en cada ciudad” (Conciliar antes que Demandar, Procuraduría General de la Nación, Imprenta Nacional de Colombia, 2009. Páginas 9 y 11).

Es decir, en concepto de la Procuraduría General de la Nación existe competencia por factor territorial, pero ellos mismos se encargan de remitirlo al que le corresponda. En mi opinión, esto viola el principio de autonomía de la voluntad de las partes ya que son ellas quienes deciden quién es el conciliador, el conciliador no es una imposición, es un acuerdo de voluntades.

Regresando al tema de dónde presentar la solicitud de conciliación, la parte interesada puede presentar su solicitud ante cualquier conciliador competente en la materia sobre la cual versa el conflicto. No importa la ciudad, ni el tipo de conciliador.

En el caso de un accidente de tránsito, Federico tiene su domicilio en Cartagena y viaja a Pasto, en el camino tiene un accidente de tránsito con Andrés que tiene domicilio en Cali y el accidente ocurrió en Pereira. En este caso Federico o Andrés pueden presentar una solicitud de conciliación ante cualquiera de los siguientes operadores: conciliadores de los centros de conciliación, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, procuradores judiciales delegados en materia civil y notarios en cualquier municipio de Colombia, por ejemplo, podrían hacer la conciliación en Villavicencio. Si el municipio que uno de ellos o los dos escogieron no hay alguno de los anteriores conciliadores, pueden solicitar la conciliación ante el personero o por juez civil o promiscuo municipal.

La parte interesada es la que cita a la otra u otras, es quien escoge el operador de la conciliación que desee en la ciudad que elija. Si la otra persona no está de acuerdo y ha sido citada a la audiencia de conciliación, puede no asistir a la audiencia de conciliación, pero es importante que envíe dentro de los tres días siguientes a la fecha de la audiencia de conciliación una justificación por la inasistencia. El que la audiencia se quiera realizar en una ciudad diferente al domicilio de la parte convocada no invalida el procedimiento conciliatorio, efectivamente en caso de no asistir, el conciliador expedirá la constancia de inasistencia y en ésta se incluirán las excusas si se llegaron a presentar dentro del término establecido legalmente.

El conciliador puede ofrecer sus servicios en cualquier parte del país, no tiene ninguna limitante al respecto. Debe tener presente solicitar el registro del acta o control de la constancia y posterior archivo de los documentos dentro de los términos legales establecidos.

Referencia
http://www.mediate.com/articles/procedimiento_conc_en_colombia.cfm

Ejemplo de conciliación

Ejemplo de conciliacion etapa por etapa 

A continuación se presenta un video que nos muestra de manera clara un ejemplo sobre el paso a paso que se debe llevar a cabo en una conciliación

Es importante tener claro que se puede hacer y que no durante la conciliación para evitar el alargamiento o agravamiento del conflicto.

MECANISMOS ALTERNATIVOS PARA LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS-MASC
Los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (M.A.S.C.) son diferentes posibilidades que tienen las personas envueltas en una controversia para solucionarla sin la intervención de un juez. Así, los M.A.S.C. son una opción para resolver conflictos de una forma ágil, eficiente y eficaz con plenos efectos legales.

Un conflicto es una situación en la que dos o más partes perciben que en todo o en parte tienen intereses divergentes Un choque de intereses entre los Tipos de Conflictos más comunes se encuentran  los conflictos Interpersonales Intergrupales, Conflicto a nivel individual, Conflictos a nivel organizaciona. etc 

NEGOCIACIÓN Ciencia y arte de procurar un acuerdo entre dos o más partes interdependientes, que desean maximizar sus propios resultados comprendiendo que ganarán más si trabajan juntos que si se mantienen enfrentados; buscando una salida mejor a través de una decidida acción conjunta en lugar de recurrir a algún otro medio. Roque J. Caivano.

La mediación es un mecanismo voluntario orientado a la resolución de conflictos, a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución amistosa de sus diferencias, con la asistencia de un tercero neutral y calificado, denominado mediador. (Ley 1879/02 de Arbitraje y Mediación).

MEDIACIÓN Esta figura es el intento de poner fin a una diferencia a través de la participación activa de un tercero que recibe el nombre de mediador, quien trabaja para encontrar puntos de consenso y hacer que las partes en conflicto acuerden un resultado favorable. Nota: En el arbitraje el tercero actúa como un juez dentro de un tribunal, y dentro de un ambiente formal El mediador actúa dentro de una libertad de formalidades y no tiene bajo sus funciones la solución de la disputa. Esta figura se utiliza en conflictos relacionados con demandas civiles y contratos, eligiéndose también para disputas relacionadas con divorcio, custodia de los niños y régimen de visitas. 

¿Qué es el Arbitraje? Método de resolución de conflictos mediante el cual las personas naturales o jurídicas, previo acuerdo, pueden someter a la decisión de uno o varios árbitros, las disputas surgidas o que puedan surgir, en materias de su libre disposición.

TIPOS DE ARBITRAJES: Arbitraje en Derecho: Es aquel ajustado a derecho que debe fundar su resolución en las normas legales y jurisprudencia vigentes. Arbitraje en Equidad: es aplicado en situaciones de confianza donde no hace falta aplicar las normas jurídicas o la jurisprudencia, sino los criterios de justicia propios de los árbitros conforme al lugar de las partes en conflicto. Arbitraje técnico: está basado en los conocimientos técnicos profesionales especializados de los árbitros que han sido nombrados. 

la conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador, siempre habilitado por las partes, facilitando el dialogo entre ellas y promoviendo formulas de acuerdo que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes, suscribiendo lo acordado en un acta conciliatoria

Características del Arbitraje: Imparcialidad Confidencialidad Control sobre el procedimiento y flexibilidad Especialidad Celeridad Economía de tiempo y dinero El laudo arbitral tiene el mismo efecto legal que la sentencia judicial Inapelabilidad

 AMIGABLE COMPOSICIÓN La amigable composición es un procedimiento eminentemente contractual; en el que particulares ejercen la función estatal de dirimir un conflicto de intereses generando una derogatoria de la jurisdicción estatal, para el caso concreto. Los amigables componedores, por principio, no ejercen función estatal judicial; por el contrario, los árbitros sí. Esta figura se constituye en un mecanismo sin ninguna formalidad legalmente imperativa ni para la escogencia de los amigables componedores, ni para el desarrollo del trabajo a éstos encomendado.